Rettidig omhu gør en god konference

Dannie Kjeldgaard, Ph.d., Professor, Institut for Marketing & Management 

Dannie Kjeldgaard og Institut for Marketing og Management på SDU var i juni 2018 værter for den årlige internationale konference Consumer Culture Theory Conference. Han giver her sine gode råd til en vellykket konference.

En stor succes og en rigtig god konference. Så kort kan Dannie Kjeldgaard opsummere Consumer Culture Theory Conference i ODEON i slutningen af juni 2018. Her mødtes godt 300 af verdens førende eksperter inden for forbrugeradfærd til videndeling og stærke oplæg.

“Vi fandt ud af, at Odense er rigtig god by at holde konference i. Folk var meget betaget af ODEON. Især det faktum, at det lå inde midt i byen og ikke uden for byen og langt væk fra centrum,” forklarer Dannie Kjeldgaard.

Godt samarbejde

En anden og mindst lige så væsentlig oplevelse var at se, hvordan de forskellige instanser formåede at arbejde godt sammen.

“Der er jo mange aktører på banen til sådan en konference. Der er f.eks. selve konferencestedet, os arrangører og kommunen, som står for en velkomstreception. Og det hele spillede bare,” fortæller han. “Hvad der rent fagligt bliver udfaldet af konferencen, er endnu for tidligt at sige. Men der laves, som vanligt, en bog med de forskellige bidrag på konferencen, som alle deltagere modtager.”

Dannie Kjeldgaard giver tre gode råd til kommende værter

  1. Sørg for at komme tidligt i gang med at arrangere konferencen. Læg en plan, der nøje beskriver, hvornår hvilke ting skal ordnes.
  2. Det er en stor fordel at have en “edderkop” eller projektleder, der kan holde overblikket. Han eller hun skal sørge for at binde alle aktører sammen, så ingen bolde tabes.
  3. Vær opmærksom på, at jo større konference du planlægger, desto sværere bliver det at holde prisen for deltagerne nede. Når en konference får en vis størrelse, kan den ikke længere afvikles på universitetet. Den skal i stedet holdes i lejede lokaler med catering. Det kan presse prisen betragteligt op og fjerne oplevelsen af en konference i “græsrodsånd”.

FAKTA

Inspiring Denmark er den syddanske organisation for udvikling af erhvervsturisme. Vi arbejder for at tiltrække internationale konferencer til Syddanmark i samarbejde med blandt andet forsknings- og uddannelsesinstitutioner, erhvervsliv og kommuner. Vil du også være konferencevært? Læs mere her.