16. June 2020

Fremtidens konferencer

fremtid-stor

Historien viser, at krise- og krigstider kan accelerere udvikling. Efter vi i mange år har taget fysisk fremmøde og personlig kontakt for givet i forbindelse med konferencer, er vi nu tvunget til at reflektere over, det vi plejede at gøre – og endnu vigtigere: at undersøge, hvad der er muligt at gøre fremover. Covid-19 tvinger os til at agere anderledes og tænke nyt, også hvad angår mødeformen for konferencer.

Digitalisering og hybrid
To ord, der for tiden lyder i de alt tomme gange på konferencestederne, er „digitalisering“ og „hybrid“. Digitalisering er ikke nyt, det er en proces mange virksomheder og institutioner har været i gang med i flere år. Det nye er digitalisering i forbindelse med „analoge“ konferencer, der traditionelt set har været lig med fysisk fremmøde.

Konferencen
Den fysiske konference har stort fagligt udbytte, der er gode muligheder for både spørgsmål/debat og en enestående lejlighed til at netværke fagligt. Ulempen er, at oplægsholdere og deltagere skal være fysisk til stede og afsætte tid til transport og ophold. Sidstnævnte kan af økonomiske årsager være en hindring for deltagere fra udviklingslande.

Webinaret
Det digitale webinar er blevet en mere udbredt mødeform under pandemien. Webinarets faglige udbytte kan være det samme som konferencens. Man sparer tid til transport og ophold. Prisen kan være lavere og man kan se webinaret forskudt. Desværre er der ringe eller ingen dialog og muligheden for at netværke er begrænset. Det er en forudsætning for et vellykket webinar, at både lyd- og billeder er af god kvalitet. Webinarets form stiller desuden krav til både teknikken og oplægsholderen, der skal gøre sig særligt umage for at fastholde deltagernes opmærksomhed. De kan blive distraheret på den lokation, de befinder sig på.

For et år siden havde webinarer og online møder ikke samme udbredelse, som de har fået de sidste tre måneder. Organisationen MPI (Meeting Professionals International) har lavet en undersøgelse, der viser, at hele 70% ser online møder i et mere positivt lys end før pandemien**.

Den hybride konference
I forhold til konferencer er en hybrid konference blandingen af de to ovennævnte. Det vil sige, at nogle oplægsholdere og deltagere møder på en lokation i et aftalt tidsrum, mens andre holder oplæg og deltager online. De virtuelle oplægsholdere og deltagere kan deltage simultant med afviklingen eller forskudt.

Den øgede digitalisering giver mulighed for at fastholde konferencen i et arkiv med videoer og dokumentation. Det gør det muligt at overvære sessioner, der ellers blev afviklet samtidigt, noget som også de fysiske deltagere kan få gavn af.

Fremtiden
Som deltager kan man overveje, hvorvidt en given konference er en „nice to go“ eller „need to go“? Er man i tvivl, kan virtuel deltagelse i en hybrid konference måske være løsningen. Dog skal man have in mente, at man giver afkald på muligheden for at netværke, der er vigtigt for alle faggrupper.

I Inspiring Denmark tror vi, der kommer et fald i antallet af fysiske deltagere til de internationale konferencer. Til gengæld forventer vi en stigning i antallet af virtuelle deltagere.

Udfordringer
Der er to udfordringer med de hybride konferencer. Den ene er at lave en forretningsmodel, hvor der er god økonomi for både konferencestedet og arrangøren – uanset om deltagerne er fysiske eller virtuelle. Den anden udfordring er udviklingen af digitale platforme, som kan tilpasses den enkelte konference og dens deltageres behov. Der vil ske en transformation i mødeformen fra den fysiske konference mod mere hybride mødeformer og derfor er platformens fleksibilitet afgørende for dens succes.

Vi holder skarpt øje med udviklingen for at kunne give den bedste rådgivning til konferenceværterne.

* https://www.mpi.org/blog/article/survey-coronavirus-cvbs-dmos