28. February 2020

Værktøjet, der får deltagerne til at huske din konference

outreach

En konference er epicentret for videndeling og -udvikling. Men hvad sker der, når konferencen er slut? Netop dette har MeetDenmark-medlemmerne haft øje på det seneste år, og derfor har MeetDenmark sammen med GainingEdge udviklet et værktøj til arbejdet med de to koncepter outreach og legacy.

Søren Birkelund Pedersen, Project Manager hos Inspiring Denmark, har mange års erfaring med internationale forhold. Netop dette kommer til sin ret, når han, udover sin opgave med tiltrækning af internationale konferencer, skal arbejde med outreach og legacy. En opgave, der er støttet af Erhvervsfremmestyrelsen over de næste to år.

”Det er en opgave, der ligger i regi af MeetDenmark – en forening, der udgøres af de fire danske convention bureauer* og Erhvervsministeriet. I udviklingen af legacy arbejder vi med de særlige kompetencer, som Danmark byder på; det unikke, f.eks. vores samfundsmodel. Det er muligheden for at tilføre en unik merværdi, som ikke kan findes andre steder,” fortæller Søren Birkelund Pedersen.

Man skal give noget mere af sig selv…

Alle MeetDenmark-medlemmerne er med i arbejdet. Konferencer rækker ud med målet om at tilføre værdi til konferencen og dens stakeholders. Hvis man har mål om at skabe en blivende værdi efter konferencen, er der tale om legacy,” forklarer Søren Birkelund Pedersen.

At sætte værdien i system

Mange destinationer konkurrerer om at tiltrække de internationale konferencer. Det er derfor ikke længere nok at slå sig op på gode venues og gallamiddage. Der skal mere til af det, der udgør og kendetegner stedets identitet og styrkepositioner. Lokale samarbejdspartnere og virksomheder skal knyttes tættere i fastsættelse af visionen for konferencen.

”Man skal give noget mere af sig selv,” fortæller Søren Birkelund Pedersen. ”Derfor ser vi en stigende tendens til at knytte outreach-aktiviteter til konferencen. Hovedorganisationen har typisk et overordnet, specifikt formål med at holde konferencen. Det formål ser de gerne komme ud til flere end de delegerede, så der skabes en merværdi.

Der er tale om tre søjler af målgrupper i arbejdet: den bredere befolkning (rammes f.eks. gennem borgerarrangementer), vidensinstitutionerne (som man åbner op for) og virksomhederne (der kan se en direkte værdi i arbejdet).

For at de tre søjler kan nås i forbindelse med konferencen, arbejdes der på konkrete værktøjskasser og en ramme for outreach-arbejdet, hvor stakeholders kan inddrages.

Outreach-møde mellem de fire regioner. Foto: Kirsten Rudbeck, VisitAarhus

”Tanken er, at der sidder nogle stakeholders fra flere steder, der har interesse i forskningsfeltet,” fortæller Søren Birkelund Pedersen. ”De får merværdi ud af det arbejde. Jeg mener innovation skabes ved at forskellige kompetencer sættes sammen og ser, at de har sammenfald i forhold til deres målsætning. Og ud fra det udspringer ny forskning og udvikling.”

Der skal tages ejerskab

”Lige nu er det os i Inspiring Denmark, der går ind og dyrker feltet og styrker aktiviteten på konferencerne. Typisk vil initiativet tages inden buddet laves – helst sammen med hovedorganisationen,” fortæller Søren Birkelund Pedersen.

Værktøjet er udviklet sammen med de andre convention bureauer. Det fungerer som et innovativt, pædagogisk værktøj, der sikrer 2-3 konkrete idéer. For værten kræver det, at denne allierer sig med proceskonsulenter, der kan facilitere en workshop med de inviterede stakeholders. De vil samtidig skulle sørge for, at workshoppen afsluttes med et commitment.

Ideen er, at værktøjet skal sikre, at konferencen kan skabe en blivende værdi, som du ikke kan få ved at lægge den andre steder.

”Det er den svære del,” fortæller Søren Birkelund Pedersen. ”Når stakeholders går glade hjem og synes, at det har været interessant. Der skal tages ejerskab, og nogen skal ville drive det frem; hvad vil vi gerne med konferencen? Her er det værtens opgave at følge det til dørs.”

To værter har indtil videre meldt sig til at udvikle arbejdet med outreach og legacy sammen med Inspiring Denmark. Deres konferencer, der afholdes allerede i 2020, har et godt outreach-potentiale, og Søren Birkelund Pedersen ser frem til at se værktøjet udfolde sig.

”Sammen med værten skal vi nu identificere et overordnet mål og finde frem til, hvilke stakeholders, der har samme interesse,” fortæller Søren Birkelund Pedersen. ”Ideen er, at værktøjet skal sikre, at konferencen kan skabe en blivende værdi, som du ikke kan få ved at lægge den andre steder. Det giver både værdi for værten og foreningen bag – og for den syddanske destination.”

 

Læs mere om outreach

Take your meeting legacies to a whole new level 

* MeetDenmark-foreningen udgøres af convention bureauerne i VisitAalborg, VisitAarhus, Wonderful Copenhagen, convention bureauet Inspiring Denmark og Erhvervsministeriet. Foreningens formål er at styrke indsatsen for at tiltrække flere internationale videnskabelige møder og konferencer til Danmark.